Кассовые чеки на удержание из зарплаты в программах 1С
В соответствии с требованиями Закона № 54-ФЗ при осуществлении расчетов с сотрудниками и удержании из зарплаты стоимости товаров и услуг применяется онлайн-касса. В статье эксперты 1С рассказывают на примере «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» (ред. 3) и «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), как в программах 1С реализована подготовка чеков.
20 Января 2020
Зарплата в денежной и неденежной форме
Работодатель должен оплачивать труд работника (ст. 129 ТК РФ). Статья 131 ТК РФ указывает, что выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации (в рублях) и в отдельных случаях – в иностранной валюте и в неденежной форме.
Оплатить труд в неденежной форме можно в соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника. При этом натуральная оплата труда не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы.
При разрешении споров, возникших в связи с выплатой работнику заработной платы в неденежной форме, следует учитывать статью 4 Конвенции МОТ от 01.07.1949 № 95 об охране заработной платы, ратифицированной Указом Президиума Верховного Совета СССР от 31.01.1961 № 31.
В ней указано, что выплата заработной платы в такой форме может быть признана обоснованной при доказанности следующих юридически значимых обстоятельств:
работник добровольно пожелал и подтвердил письменным заявлением получение заработной платы в неденежной форме;
выплачиваемая заработная плата в неденежной форме не превышает 20% от начисленного месячного заработка;
выплата заработной платы в натуральной форме обычна или желательна в данной отрасли промышленности или профессии (например, сельскохозяйственном секторе экономики);
подобного рода выплаты подходят для личного потребления работника и его семьи или приносят ему известного рода пользу;
при выплате работнику заработной платы в натуральной форме соблюдены требования разумности и справедливости в отношении стоимости товаров, передаваемых ему в качестве оплаты труда, т. е. их стоимость во всяком случае не должна превышать уровень рыночных цен, сложившихся для этих товаров в данной местности в период начисления выплат.
Может случиться, что получаемые работником товары и услуги столь выгодны ему, что он изъявляет желание приобрести их в счет заработной платы в большем объеме, нежели 20%. Работодатель вправе пойти навстречу такому пожеланию, но только не в качестве оплаты труда, а в счет заработной платы, по сути продавая эти товары или услуги своему работнику как контрагенту.
Если сотрудник получает от работодателя товары или услуги не в качестве оплаты труда (и не нарушает требования статьи 131 ТК РФ и статьи 4 Конвенции МОТ № 95), то передача товаров и предоставление услуг с удержанием их стоимости из зарплаты для работодателя оказываются обычной реализацией. Контрагентом в этой сделке выступает сотрудник.
Уплата приобретенных им товаров и услуг подлежит подтверждению кассовым чеком даже в тех случаях, когда стоимость товаров и услуг удерживается из зарплаты. Такое удержание не является «удержанием» в смысле статьи 138 ТК РФ и не подлежит ограничению.
Применение онлайн-касс при удержаниях из зарплаты
ККТ применяется на территории РФ всеми организациями и ИП при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных законом (п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»).
Расчетами в соответствии со статьей 1.1 Закона № 54-ФЗ считается прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги, в том числе и в виде предварительной оплаты и зачета стоимости товаров, работ, услуг, либо предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.
Исходя из пункта 4 статьи 4 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении расчетов с физлицами при предоставлении или получении иного встречного предоставления за товары, работы, услуги должны с 01.07.2019 применять ККТ.
Таким образом, работодатель обязан применять онлайн-кассу, если из заработной платы работника удерживается стоимость:
реализуемых ему товаров (см. понятие «расчет», приведенное в ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ, разъяснения в письме Минфина России от 30.11.2018 № 03-01-15/86884);
оказанных ему услуг (см. п. 4 ст. 4 Закона № 192-ФЗ, письмо Минфина России от 25.01.2019 № 03-01-15/4355);
выданной форменной одежды (письмо Минфина России от 12.12.2018 № 03-01-15/90372).
Пробивать чеки не нужно, когда работнику компенсируется стоимость товаров или услуг, а затем удерживается из заработной платы. Например, в случаях, если организация:
оплачивает работникам мобильную связь и удерживает расходы на нее из зарплаты (письмо Минфина России от 25.01.2019 № 03-01-15/4355);
приобретает бланк трудовой книжки (вкладыш в трудовую книжку), и затем работник возмещает эти расходы (письмо Минфина России от 25.01.2019 № 03-01-15/4355);
оплачивает места для парковки личных автомобилей работников и удерживает из зарплаты возмещение указанных расходов (письмо Минфина России от 04.12.2018 № 03-01-15/87763).
Не следует использовать ККТ и во многих других случаях, в том числе при выдаче денежных средств под отчет. Неизрасходованные подотчетные денежные средства работники возвращают в кассу организации. В письмах Минфина России от 11.09.2018 № 03-01-15/65050 и от 08.02.2019 № 03-01-15/7892 указано, что такие операции также не являются расчетом в целях применения Закона № 54-ФЗ.
Нововведение, связанное с применением ККТ при удержании из зарплаты, не привносит никаких изменений с точки зрения учета.
Реализация товара или услуг не меняется. Применение ККТ лишь обеспечивает оперативность учета торговой операции, произошедшей в момент выплаты зарплаты. Обязанность регистрировать удержания из зарплаты оплаты товаров и услуг чеком ККТ не отменяет обязанности выдачи чека при передаче товара или услуги. Таким образом, чек пробивается дважды, если передача товара или услуги не совпадает с моментом удержания стоимости из зарплаты.
Кассовый чек при удержании из зарплаты в «1С:ЗУП 8» (ред. 3)
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3 в соответствии с требованиями законодательства начиная с версии 3.1.10.78 добавлена возможность отмечать удержания, которые могут являться основанием для оформления кассовых чеков, и передавать эту информацию в бухгалтерскую программу.
Для удержаний с назначением Прочее удержание в пользу третьих лиц, Удержание в счет расчетов по прочим операциям и видом операции по зарплате Удержание по прочим операциям с работниками на закладке Бухгалтерский учет добавлен флаг Является основанием оформления кассового чека (рис. 1).
Когда хотя бы одно удержание предусматривает оформление кассового чека и в настройках установлен соответствующий флаг, в документе Отражение зарплаты в бухучете на закладке Удержанная зарплата дополнительно появляются колонки: Чек, Описание удержания для чека. Колонки заполняются автоматически из документа Удержание по прочим операциям, регистрирующего удержание сотрудника.
Пример
Работодатель (столовая) вне рамок трудовых отношений оказывает услугу: предоставляет своим сотрудникам обеды и удерживает их стоимость из зарплаты работников.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 настроено «Удержание за обеды» с установленным флагом Является основанием оформления кассового чека (рис. 1).
Для сотрудника С.С. Горбункова зарегистрирован документ Удержание по прочим операциям в поле Удержание – «Удержание за обеды» (рис. 2). Поле Удержание доступно, когда в программе настроено несколько различных видов удержания. Если настроен один вид удержания, то он подразумевается по умолчанию.
После расчета зарплаты сформирован документ Отражение зарплаты в бухучете (рис. 3).
Поля Чек и Описание удержания для чека заполняются в документе автоматически.
процессе синхронизации «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» (ред. 3) с программой «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) документ Отражение зарплаты в бухучете передается в «1С:Бухгалтерию 8» (ред. 3.0).
Синхронизация «1С:ЗУП 8» (ред. 3) с «1С:Бухгалтерией 8» (ред. 3)
Синхронизация программ должна быть предварительно настроена.
Настройка может быть произведена в любой из программ: «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) или «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0).
Для этого в меню Администрирование – Синхронизация данных следует установить флаг Синхронизация данных по ссылке Настройка синхронизации данных.
При этом во второй из программ симметричные настройки происходят автоматически.
При выполнении синхронизации программ синхронизируются данные справочников и документов. При этом синхронизируются только те элементы справочников, которые используются в синхронизируемых документах: Отражение зарплаты в бухучете и документах о выплате и перечислении зарплаты.
Синхронизация может происходить по расписанию или по нажатии кнопки Синхронизировать.
Кассовый чек при удержании из зарплаты в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3)
В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), если учет расчетов по заработной плате и кадровых данных ведется во внешней программе («1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3), поступивший документ Отражение зарплаты в бухучете содержит кнопку Чеки (рис. 4).
По нажатии кнопки Чек открывается окно Очередь чеков ККТ, где по кнопке Пробить чеки на ККТ фискализируется Приход денежных средств (рис. 5).
В рассмотренном выше примере услуга предоставления обеда была оказана не одновременно с расчетом заработной платы, регистрируется в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) документом Реализация услуг и подтверждается чеком (рис. 6).
Взаиморасчеты (счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям») закрываются Операцией, введенной вручную (рис. 7).
Для удобства на счет 62 можно ввести «обобщенное» физическое лицо, например «Сотрудники все», чтобы не переносить всех сотрудников в справочник Контрагенты.
Обратите внимание, не следует пробивать чеки на всякий случай при любом удержании из зарплаты, так как это приведет к искажению фискальных операций. Чеки нельзя пробивать и при удержании в пользу третьих лиц.
Источник
Работодатель должен оплачивать труд работника (ст. 129 ТК РФ). Статья 131 ТК РФ указывает, что выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации (в рублях) и в отдельных случаях – в иностранной валюте и в неденежной форме.
Оплатить труд в неденежной форме можно в соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника. При этом натуральная оплата труда не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы.
При разрешении споров, возникших в связи с выплатой работнику заработной платы в неденежной форме, следует учитывать статью 4 Конвенции МОТ от 01.07.1949 № 95 об охране заработной платы, ратифицированной Указом Президиума Верховного Совета СССР от 31.01.1961 № 31.
В ней указано, что выплата заработной платы в такой форме может быть признана обоснованной при доказанности следующих юридически значимых обстоятельств:
работник добровольно пожелал и подтвердил письменным заявлением получение заработной платы в неденежной форме;
выплачиваемая заработная плата в неденежной форме не превышает 20% от начисленного месячного заработка;
выплата заработной платы в натуральной форме обычна или желательна в данной отрасли промышленности или профессии (например, сельскохозяйственном секторе экономики);
подобного рода выплаты подходят для личного потребления работника и его семьи или приносят ему известного рода пользу;
при выплате работнику заработной платы в натуральной форме соблюдены требования разумности и справедливости в отношении стоимости товаров, передаваемых ему в качестве оплаты труда, т. е. их стоимость во всяком случае не должна превышать уровень рыночных цен, сложившихся для этих товаров в данной местности в период начисления выплат.
Может случиться, что получаемые работником товары и услуги столь выгодны ему, что он изъявляет желание приобрести их в счет заработной платы в большем объеме, нежели 20%. Работодатель вправе пойти навстречу такому пожеланию, но только не в качестве оплаты труда, а в счет заработной платы, по сути продавая эти товары или услуги своему работнику как контрагенту.
Если сотрудник получает от работодателя товары или услуги не в качестве оплаты труда (и не нарушает требования статьи 131 ТК РФ и статьи 4 Конвенции МОТ № 95), то передача товаров и предоставление услуг с удержанием их стоимости из зарплаты для работодателя оказываются обычной реализацией. Контрагентом в этой сделке выступает сотрудник.
Уплата приобретенных им товаров и услуг подлежит подтверждению кассовым чеком даже в тех случаях, когда стоимость товаров и услуг удерживается из зарплаты. Такое удержание не является «удержанием» в смысле статьи 138 ТК РФ и не подлежит ограничению.
Применение онлайн-касс при удержаниях из зарплаты
ККТ применяется на территории РФ всеми организациями и ИП при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных законом (п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»).
Расчетами в соответствии со статьей 1.1 Закона № 54-ФЗ считается прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги, в том числе и в виде предварительной оплаты и зачета стоимости товаров, работ, услуг, либо предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.
Исходя из пункта 4 статьи 4 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении расчетов с физлицами при предоставлении или получении иного встречного предоставления за товары, работы, услуги должны с 01.07.2019 применять ККТ.
Таким образом, работодатель обязан применять онлайн-кассу, если из заработной платы работника удерживается стоимость:
реализуемых ему товаров (см. понятие «расчет», приведенное в ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ, разъяснения в письме Минфина России от 30.11.2018 № 03-01-15/86884);
оказанных ему услуг (см. п. 4 ст. 4 Закона № 192-ФЗ, письмо Минфина России от 25.01.2019 № 03-01-15/4355);
выданной форменной одежды (письмо Минфина России от 12.12.2018 № 03-01-15/90372).
Пробивать чеки не нужно, когда работнику компенсируется стоимость товаров или услуг, а затем удерживается из заработной платы. Например, в случаях, если организация:
оплачивает работникам мобильную связь и удерживает расходы на нее из зарплаты (письмо Минфина России от 25.01.2019 № 03-01-15/4355);
приобретает бланк трудовой книжки (вкладыш в трудовую книжку), и затем работник возмещает эти расходы (письмо Минфина России от 25.01.2019 № 03-01-15/4355);
оплачивает места для парковки личных автомобилей работников и удерживает из зарплаты возмещение указанных расходов (письмо Минфина России от 04.12.2018 № 03-01-15/87763).
Не следует использовать ККТ и во многих других случаях, в том числе при выдаче денежных средств под отчет. Неизрасходованные подотчетные денежные средства работники возвращают в кассу организации. В письмах Минфина России от 11.09.2018 № 03-01-15/65050 и от 08.02.2019 № 03-01-15/7892 указано, что такие операции также не являются расчетом в целях применения Закона № 54-ФЗ.
Нововведение, связанное с применением ККТ при удержании из зарплаты, не привносит никаких изменений с точки зрения учета.
Реализация товара или услуг не меняется. Применение ККТ лишь обеспечивает оперативность учета торговой операции, произошедшей в момент выплаты зарплаты. Обязанность регистрировать удержания из зарплаты оплаты товаров и услуг чеком ККТ не отменяет обязанности выдачи чека при передаче товара или услуги. Таким образом, чек пробивается дважды, если передача товара или услуги не совпадает с моментом удержания стоимости из зарплаты.
Кассовый чек при удержании из зарплаты в «1С:ЗУП 8» (ред. 3)
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3 в соответствии с требованиями законодательства начиная с версии 3.1.10.78 добавлена возможность отмечать удержания, которые могут являться основанием для оформления кассовых чеков, и передавать эту информацию в бухгалтерскую программу.
Для удержаний с назначением Прочее удержание в пользу третьих лиц, Удержание в счет расчетов по прочим операциям и видом операции по зарплате Удержание по прочим операциям с работниками на закладке Бухгалтерский учет добавлен флаг Является основанием оформления кассового чека (рис. 1).
Когда хотя бы одно удержание предусматривает оформление кассового чека и в настройках установлен соответствующий флаг, в документе Отражение зарплаты в бухучете на закладке Удержанная зарплата дополнительно появляются колонки: Чек, Описание удержания для чека. Колонки заполняются автоматически из документа Удержание по прочим операциям, регистрирующего удержание сотрудника.
Пример
Работодатель (столовая) вне рамок трудовых отношений оказывает услугу: предоставляет своим сотрудникам обеды и удерживает их стоимость из зарплаты работников.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 настроено «Удержание за обеды» с установленным флагом Является основанием оформления кассового чека (рис. 1).
Для сотрудника С.С. Горбункова зарегистрирован документ Удержание по прочим операциям в поле Удержание – «Удержание за обеды» (рис. 2). Поле Удержание доступно, когда в программе настроено несколько различных видов удержания. Если настроен один вид удержания, то он подразумевается по умолчанию.
После расчета зарплаты сформирован документ Отражение зарплаты в бухучете (рис. 3).
Поля Чек и Описание удержания для чека заполняются в документе автоматически.
процессе синхронизации «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» (ред. 3) с программой «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) документ Отражение зарплаты в бухучете передается в «1С:Бухгалтерию 8» (ред. 3.0).
Синхронизация «1С:ЗУП 8» (ред. 3) с «1С:Бухгалтерией 8» (ред. 3)
Синхронизация программ должна быть предварительно настроена.
Настройка может быть произведена в любой из программ: «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) или «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0).
Для этого в меню Администрирование – Синхронизация данных следует установить флаг Синхронизация данных по ссылке Настройка синхронизации данных.
При этом во второй из программ симметричные настройки происходят автоматически.
При выполнении синхронизации программ синхронизируются данные справочников и документов. При этом синхронизируются только те элементы справочников, которые используются в синхронизируемых документах: Отражение зарплаты в бухучете и документах о выплате и перечислении зарплаты.
Синхронизация может происходить по расписанию или по нажатии кнопки Синхронизировать.
Кассовый чек при удержании из зарплаты в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3)
В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), если учет расчетов по заработной плате и кадровых данных ведется во внешней программе («1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3), поступивший документ Отражение зарплаты в бухучете содержит кнопку Чеки (рис. 4).
По нажатии кнопки Чек открывается окно Очередь чеков ККТ, где по кнопке Пробить чеки на ККТ фискализируется Приход денежных средств (рис. 5).
В рассмотренном выше примере услуга предоставления обеда была оказана не одновременно с расчетом заработной платы, регистрируется в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) документом Реализация услуг и подтверждается чеком (рис. 6).
Взаиморасчеты (счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям») закрываются Операцией, введенной вручную (рис. 7).
Для удобства на счет 62 можно ввести «обобщенное» физическое лицо, например «Сотрудники все», чтобы не переносить всех сотрудников в справочник Контрагенты.
Обратите внимание, не следует пробивать чеки на всякий случай при любом удержании из зарплаты, так как это приведет к искажению фискальных операций. Чеки нельзя пробивать и при удержании в пользу третьих лиц.
Источник